Darbo nuotoliniu būdu kontrolinis sąrašas

Aiškiai nustatykite laiką, kuriuo darbuotojai turi dirbti.

Kodėl svarbu nurodyti savo darbo valandas?

Apie tai turėtų žinoti ir darbuotojai, ir darbdaviai. Jei žmonės nežino savo darbo valandų, gali kilti problemų dėl produktyvumo ir efektyvumo.

Kaip nurodyti savo darbo valandas?

Pasiteiraukite darbuotojų, kokiu laiku jiems patogiausia dirbti. Nuspręskite, kas geriausiai tinka jūsų komandai – tikslios darbo valandos ar lankstus darbo grafikas.

Kokie įrankiai padeda nusistatyti darbo valandas?

Laiko valdymo įrankiai, pavyzdžiui, „Trello“, „Toggl“ ir kt.

Užtikrinkite, kad darbuotojai suprastų savo pareigas. Įsitikinkite, kad suteikiate jiems erdvės savarankiškiems sprendimams, nes per didelė kontrolė kelia stresą ir mažina produktyvumą.

Kodėl svarbu nustatyti aiškias pareigas ir lūkesčius?

Kuo aiškiau visi supranta savo pareigas ir lūkesčius, tuo produktyvesnė bus darbo vieta. Darbdaviai galės reikalauti, kad darbuotojai būtų atsakingi už savo veiksmus, o darbuotojai jausis turintys balso teisę.

Kaip nustatyti aiškias pareigas ir lūkesčius?

Paruoškite pareigybių aprašymus, kuriuose būtų aprašytos kiekvienos pareigybės pareigos, ir, jei reikia, būtinai juos atnaujinkite. Supažindinkite darbuotojus su galimais pokyčiais.

Kokius įrankius naudoti šiame etape?

Bendradarbiavimo įrankiais, tokiais kaip „Trello“, „Asana“ ar „Basecamp“, darbuotojams sukuriamos konkrečios užduotys ir stebima jų vykdymo eiga.

Nustatykite aiškią nuotolinio darbo politiką dėl švenčių, pertraukų, atostogų ir nedarbingumo dienų.

Kodėl svarbu viską apgalvoti dėl laisvadienių?

Darbdaviai turi pasirūpinti neatvykimo į darbą atvejais, kad darbas tęstųsi, o darbuotojai turi žinoti, kas yra priimtina, kai imama atostogų.

Kaip nuspręsti dėl laisvadienių?

Geriausia leisti pasiimti bent kelias laisvas dienas, iš kurių vienos būtų apmokamos, o kitos – neapmokamos, atsižvelgiant į konkrečią kiekvieno darbuotojo politiką. Kai kurie darbdaviai netgi leidžia neribotas atostogas, tačiau tam paprastai reikia abiejų šalių pasitikėjimo ir įsipareigojimo atsakingai dirbti be priežiūros. Priminkite darbuotojams, kad laisvadienių prašytų kuo iš anksčiau.

Kokias priemones naudoti sprendžiant dėl laisvadienių?

Naudodamiesi „Google“ dokumentais arba lentelėmis sukurkite failą, kuriame kiekvienas gali prašyti laisvadienių, pridėti pastabų ir realiuoju laiku matyti bet kokius pakeitimus.

Suplanuokite, kaip dažnai, kur ir kada turėtų vykti susitikimai.

Kodėl svarbu iš anksto susitarti dėl susitikimų?

Jei ketinate reguliariai rengti susitikimus, jie turėtų būti praktiški ir veiksmingi. Taip visi galės susitelkti į užduotį ir nešvaistyti laiko veltui.

Kaip iš anksto susitarti dėl susitikimų?

Turėtumėte reguliariai rengti susitikimus, kuriuose būtų atnaujinami komandos duomenys. Pavyzdžiui, kiekvieną penktadienio rytą arba trečiadienio popietę. Taip pat galite rengti ad hoc susitikimus, kai ką nors reikia aptarti nedelsiant.

Kokie įrankiai padeda iš anksto organizuoti susitikimus?

„Slack“, „LiveWebinar“, „Zoom“ arba „Google Hangouts“ yra puikūs vazdo bendravimo įrankiai.

Bendravimas yra labai svarbus bet kuriai nuotolinei komandai. Nustatykite bendravimo gaires ir įsitikinkite, kad visi jų laikosi.

Kodėl svarbu racionalizuoti bendravimą?

Jei neturite komunikacijos plano, viskas gali greitai tapti chaotiška. Norint, kad visi būtų informuoti, būtina nustatyti veiksmingą ir greitą žmonių bendravimo būdą.

Kaip supaprastinti bendravimą?

Labai svarbu turėti būdą, kaip stebėti projektų pažangą, kad galėtumėte nustatyti, ar kas nors atsilieka. Be to, naudinga matyti, ką komanda daro kasdien.

Norėdami supaprastinti bendravimą su klientais, naudokite bilietų valdymo programinę įrangą, pavyzdžiui, „LiveAgent“. Jūsų el. laiškai, pokalbiai, skambučiai, socialinių tinklų paminėjimai ir pranešimai iš kitų kanalų pateks į vieną universalią pašto dėžutę. Tai palengvina bendravimą ir lemia didesnį klientų pasitenkinimą.

Kokie įrankiai skirti supaprastinti bendravimą?

• Komandos bendravimas – tokie įrankiai kaip „Asana“ ar „Basecamp“ yra naudingi, bet tik tuo atveju, jei visi jais nuosekliai naudojasi
• Bendravimas su klientais – viską viename turinti aptarnavimo tarnybos programinė įranga, pavyzdžiui, „LiveAgent“ (ją galima išbandyti nemokamai!)

Kad visi būtų vieningi ir judėtų ta pačia kryptimi, kiekviena komanda turi turėti bendras vertybes ir tikslus.

Kodėl svarbu rūpintis įmonės kultūra?

Įmonės gairės padės pritraukti būsimus darbuotojus, tačiau jos taip pat labai svarbios norint išlaikyti darbuotojus. Darbuotojai, kurie jaučiasi esantys komandos dalis ir kurių vertybės sutampa su organizacijos vertybėmis, yra labiau linkę likti įmonėje.

Kaip rūpintis įmonės kultūra?

Sudarykite pagrindinių vertybių sąrašą ir įsitikinkite, kad visi jas supranta. Be to, įmonės vadove galima išdėstyti įmonės lūkesčius ir politiką.

Kokie įrankiai padeda rūpintis įmonės kultūra?

Galite sukurti „Google Docs“ dokumentą arba trumpą vaizdo įrašą ar prezentaciją apie pagrindines savo įmonės vertybes.

Prieš pradėdami dirbti nuotoliniu būdu patikrinkite, ar jūsų darbuotojai turi produktyvią darbo aplinką.

Kodėl svarbu tikrinti darbuotojų nuotolinio darbo aplinką?

Ne visi turi idealias sąlygas dirbti namuose. Jei norite, kad jūsų darbuotojai susitelktų į darbą, jie turi turėti reikiamus išteklius ir priemones.

Kaip patikrinti darbuotojų nuotolinio darbo aplinką?

Jei įmanoma, išnuomokite fizinę darbo vietą jų rajone (pvz., bendradarbystės erdvę). Jei tai neįmanoma, pasistenkite sudaryti jiems geresnes darbo sąlygas namuose, parūpindami tam tikrą įrangą (kėdes, stalus ir pan.).

Kokiais įrankiais tikrinti darbuotojų nuotolinio darbo aplinką?

Norėdami išsiaiškinti, ar kam nors trūksta tinkamos nuotolinės aplinkos, galite juos apklausti naudodami „Google“ formas.

Kai jūsų komanda pradeda dirbti nuotoliniu būdu, labai svarbu turėti naujų darbuotojų priėmimo į darbą planą.

Kodėl svarbu planuoti nuotolinį įdarbinimą?

Jei neturite įdarbinimo plano, naujiems darbuotojams gali būti sudėtinga pradėti dirbti.

Kaip suplanuoti nuotolinį įdarbinimą?

Suplanuokite vaizdo susitikimus ir mokymus, kad darbuotojai greitai susipažintų su naująja sistema. Sukurkite vadovus, kuriuos perskaitys kiekvienas darbuotojas, kad galėtų susipažinti su įmonės gairėmis.

Kokius įrankius naudoti planuojant nuotolinį įdarbinimą?

Galite naudoti „LiveWebinar“ internetiniams mokymams. Sukurkite vadovus „Google“ dokumentuose/lentelėse.

Kad nuotoliniai darbuotojai būtų produktyvūs, jiems reikia tinkamų įrankių, pavyzdžiui, kompiuterio su visomis jiems reikalingomis programomis.

Kodėl svarbu užtikrinti, kad darbuotojai turėtų reikiamus įrenginius?

Jei jūsų nuotoliniai darbuotojai neturi tinkamų asmeninių prietaisų ar įrankių, jiems bus sunku dirbti efektyviai.

Kaip užtikrinti, kad darbuotojai turėtų reikiamus įrenginius?

Aprūpinkite darbuotojus tinkamais įrankiais ir prietaisais.

Kokius įrankius naudoti, kad įsitikintumėte, jog darbuotojai turi reikiamus įrenginius?

Nuotolinio darbo reikalavimų sąrašą galite sudaryti „Google“ dokumentuose/lentelėse. Apsvarstykite galimybę investuoti į tokias technologijas kaip debesų saugykla (pvz., „Dropbox“) ir dalijimąsi failais („Google Drive“).

Nuotoliniams darbuotojams būtina turėti patikimą interneto ryšį.

Kodėl svarbu suteikti prieigą prie interneto?

Jei darbuotojo internetas nustoja veikti net kelioms minutėms, tai gali turėti rimtų pasekmių. Patikrinkite, ar dirbdami nuotoliniu būdu jie nepatiria jokių ryšio problemų.

Kaip visiems suteikti prieigą prie interneto?

Periodiškai tikrinkite visų interneto greitį. Jei kyla kokių nors problemų, susisiekite su paslaugų teikėju ir pasirūpinkite, kad jos būtų kuo greičiau išspręstos.

Kokias priemones naudoti, kad visiems būtų suteikta prieiga prie interneto?

„Pingdom“ leidžia stebėti interneto ryšio stovį iš bet kurios pasaulio vietos.

Užtikrinkite, kad darbuotojai galėtų kreiptis į techninę pagalbą, jei kas nors veikia netinkamai.

Jei nuotoliniai darbuotojai neturi prieigos prie techninės pagalbos, juos tai gali trikdyti ir jie gali vertinti tai kaip kliūtį, trukdančią atlikti darbą.

Kaip teikti techninę pagalbą?

Darbuotojams pateikite pagalbos kontaktų sąrašą, įskaitant el. pašto adresą, telefono numerį ir kt.

Kokiais įrankiais teikti techninę pagalbą?

Galite sukurti dokumentą (pvz., „Google“ dokumentuose), kuriame būtų aprašytas techninės pagalbos teikimo procesas, ir suteikti prieigą prie jo visiems komandos nariams. Apsvarstykite galimybę investuoti į programinę įrangą, suteikiančią darbuotojams prieigą prie techninės pagalbos 24 valandas per parą.

Nuotoliniu būdu dirbantys darbuotojai turi suprasti, kokie yra jų saugos įsipareigojimai.

Kodėl svarbu nustatyti saugos įsipareigojimus?

Darbuotojų sauga visada turėtų būti svarbiausias prioritetas. Darbuotojai turi žinoti, kokie pavojai gresia dirbant namuose, ir suprasti įmonės saugos politiką.

Kaip nustatyti saugos įsipareigojimus?

Aiškiai paaiškinkite jiems, kas turi būti apsaugota jų pusėje ir kokiems saugos elementams jie turėtų skirti daugiausia dėmesio.

Kokias priemones naudoti saugos įpareigojimams nustatyti?

Geofencing leidžia sekti darbuotojo įrenginio buvimo vietą ir nustatyti ribas, kurių jis negali peržengti. Vis dėlto šis žingsnis būtinas tik tuo atveju, jei jūsų įmonėje saugomi tikrai slapti duomenys, kitu atveju turėtumėte tiesiog pasitikėti savo darbuotojais – tai pasiteisina.

Reguliariai atnaujinkite savo komandos programėles ir įrenginius.

Kodėl svarbu rūpintis reguliariais atnaujinimais?

Jei nuotoliniai darbuotojai neatnaujina savo įrenginių, jie gali tapti pažeidžiami kibernetinių atakų. Patikrinkite, ar visi nuolat atnaujina įrenginius ir ar juos prižiūri.

Kaip pasirūpinti reguliariais atnaujinimais?

Sukurkite dokumentą, kuriame būtų pateikiamas būtinų atnaujinimų sąrašas, kad visi galėtų susipažinti su šia informacija.

Kokie įrankiai padeda pasirūpinti reguliariais atnaujinimais?

Turėtumėte apsvarstyti galimybę investuoti į tokius įrankius kaip „Microsoft AutoUpdate“ („Windows“ sistemoms) arba „Mac OS X Update“ („Apple“ įrenginiams), kurie leis automatiškai atnaujinti visų darbuotojų programinę įrangą.

Turite nustatyti sritis, kuriose darbuotojai dažniausiai susiduria su saugos problemomis.

Kodėl svarbu nustatyti saugos rizikos taškus?

Jei žinote, kur slypi pavojai, galite imtis veiksmų, kurie padės juos sumažinti. Nustatykite visas galimas grėsmes, kol jos dar netapo problema.

Kaip nustatyti saugos rizikos taškus?

Apsvarstykite galimybę sukurti saugos rizikos taškų žemėlapį, kuriame būtų nurodytos sritys, kuriose darbuotojams gali kilti pavojus.

Kokias priemones naudoti saugos rizikos taškams nustatyti?

Yra įvairių įrankių, kuriais galima nustatyti saugos rizikos sritis, įskaitant geografines ribas, socialinių tinklų stebėsenos programinę įrangą (pvz., „Mediatoolkit“) ir „Google“ perspėjimus.

Jei kas nors nutiktų ne taip, turite turėti avarinį planą ir pasirūpinti, kad jūsų darbo vieta būtų saugesnė.

Kodėl svarbu paruošti avarinį planą?

Ištikus nelaimei, jūsų nuotoliniai darbuotojai gali supanikuoti ir dar labiau pabloginti padėtį. Avarinių situacijų planas gali užkirsti tam kelią.

Kaip parengti avarinį planą?

Sukurkite dokumentą su darbų sąrašu, kuriame žingsnis po žingsnio būtų aprašytas avarinis planas.

Kokie įrankiai padeda parengti avarinį planą?

Tuos, kuriuos jūsų darbuotojai naudoja dažniausiai, geriausiai pažįsta ir tikriausiai gali valdyti greičiausiai.

Viena didžiausių nuotolinio darbo problemų – negalėjimas tiesiogiai bendrauti su žmonėmis. Kadangi nuotoliniai darbuotojai didžiąją laiko dalį gali praleisti tarp keturių sienų, jų psichinė sveikata yra labai svarbi.

Kodėl svarbu rūpintis darbuotojų gerove?

Jei darbuotojui kyla problemų dėl savo psichikos sveikatos, tai gali turėti didžiulį poveikį įmonės veiklos efektyvumui.

Kaip padėti pasirūpinti darbuotojų gerove?

Nesvarbu, ar tai susiję su darbu, ar ne, pasirūpinkite, kad kiekvienas galėtų gauti pagalbą, jei jos prireiktų.

Kokie įrankiai padės rūpintis darbuotojų gerove?

Galite atlikti anoniminę apklausą naudodami „Google Forms“ arba „SurveyNuts“.

Skatinkite darbuotojus bendrauti su bendradarbiais net ir ne darbo reikalais. Tai padės jiems jaustis labiau susijusiems su komanda ir padės išvengti atskirties jausmo.

Kodėl svarbu skatinti neformalius pokalbius su komandos nariais?

Jei darbuotojai pradės jaustis tarsi akvariume, jiems gali būti sunku susikaupti ir atlikti darbą.

Kaip skatinti neformalius pokalbius su komandos draugais?

Atkreipkite dėmesį į kiekvieną galimybę rengti susitikimus „nuotoliniu būdu“ – ne tik darbo klausimais, bet ir, pavyzdžiui, švęsti darbuotojų gimtadienius.

Kokie įrankiai padeda skatinti neformalius pokalbius su komandos draugais?

Čia tinka visi žiniatinklio seminarų ir pranešimų siuntimo įrankiai („LiveWebinar“, „Zoom“, „Google Hangout“ ir kt.).

Dirbant nuotoliniu būdu išmokti naujų įgūdžių daug sunkiau nei biure. Suteikite darbuotojams alternatyvių galimybių ir paskatų mokytis naujų įgūdžių, galimybių tobulėti. Suteikite jiems galimybę naudotis technologijomis, kurios padės atlikti visus šiuos dalykus.

Kodėl svarbu darbuotojams rengti mokymus?

Suteikdami darbuotojams galimybę tobulėti, padėsite jiems suvokti savo darbą kaip karjerą, o ne tik kaip dar vieną darbą. Skatinkite juos dalyvauti internetiniuose seminaruose arba lankyti kursus, susijusius su jų profesiniais interesais.

Kaip suteikti darbuotojams mokymosi galimybes?

Apsvarstykite galimybę siūlyti įvairių tipų mokymus, pavyzdžiui, vaizdo pamokas, internetinius seminarus ar e. knygas. Taip pat galite padėti savo darbuotojams baigti kursus jų pačių laiku.

Kokius įrankius naudoti, kad suteiktumėte darbuotojams mokymosi galimybes?

Galite naudotis vaizdo konferencijų programine įranga, pavyzdžiui, „Skype“ ar „Zoom“, kad galėtumėte rengti tiesioginius mokymus, arba tokiomis platformomis kaip „Lynda.com“ ir „Coursera“, kad pasiūlytumėte internetinius kursus.